Tietosuojaseloste

Tämä on Novaconta Ky:n Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, jossa kuvataan henkilötiedon käsittelyyn liittyviä käytäntöjä ja periaatteita. Tietosuojaseloste auttaa sinua ymmärtämään, mitä henkilötietoja keräämme ja miksi sekä kuinka käsittelemme, suojaamme, säilytämme ja poistamme henkilötietojasi.

Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita Novaconta Ky kerää sen asiakasrekisteriin ja markkinointirekisteriin.

Päivitetty 9.6.2026

Rekisterinpitäjä

Novaconta Ky
PL 13
00561 Helsinki

Yhteystiedot: 050 522 1212, tilitoimisto@novaconta.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yrityksen yhteyshenkilö: Tatjana Gromova

Rekisterin nimi

• Asiakasrekisteri
• Markkinointirekisteri

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimuksessa määritellyn palvelun tuottaminen, jossa rekisteröity on osapuolena, rekisterinpitäjän oikeutettu etu (markkinointi, asiakaspalvelu ja -viestintä), rekisteröidyn antama suostumus (markkinointi), asiakkaan antama erillinen toimeksianto tai lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen hallinta ja ylläpito sekä markkinointi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• henkilön nimi ja asema yrityksessä
• henkilötunnus ja syntymäaika
• yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• laskutustiedot
• asiakashistoria, esimerkiksi yhteydenotot ja palvelumuutokset
• suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset

Joissakin palveluissaan Novaconta Ky käsittelee henkilötietoja Novaconta Ky:n asiakkaan lukuun. Tällaisissa tapauksissa asiakas on muodostuneen henkilörekisterin rekisterinpitäjä ja Novaconta Ky toimii henkilörekisterin henkilötietojen käsittelijänä tietosuoja-asetuksen määrittämässä ominaisuudessa. Tällöin henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä käsittelytoimista on erikseen sovittu palvelusopimuksella Novaconta Ky:n asiakkaan kanssa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen luovuttaminen ja käsittelijöiden käyttö

Novaconta Ky luovuttaa asiakkaan palveluntuotannossa tarvittavia yritys- ja henkilötietoja seuraaville taloushallinto-ohjelmistojen toimittajille, jotta asiakkuus voidaan perustaa taloushallintojärjestelmiin:

• Finago Procountor
• Fennoa
• Kitsas
• Piilo.ai
• Easor

Novaconta Ky:n on tietyissä tapauksissa luovutettava henkilötietoja viranomaisille, mikäli sovellettava laki tai asetus taikka oikeus- tai hallintoviranomaisen pyyntö tätä edellyttää. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Novaconta Ky ei myy eikä vuokraa henkilötietoja muille osapuolille.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja käsitellään pääosin EU/ETA-alueella. Mahdolliset kansainväliset tiedonsiirrot toteutetaan GDPR:n mukaisia suojatoimia käyttäen.

Tietojen säilytysaika

Novaconta Ky käsittelee henkilötietoja asiakkuuden voimassaoloajan sekä kymmenen (10) vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen.

Suoramarkkinointikieltoja säilytetään toistaiseksi.

Rekisterin suojaamisen periaatteet

Rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Novaconta Ky huolehtii siitä, että henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Sopimukset, asiakasdokumentit ja muut vastaavat aineistot säilytetään lukollisessa toimistotilassa sekä sähköisessä muodossa kaksivaiheisella tunnistautumisella (2FA) suojatussa pilvipalvelussa, johon asiattomien pääsy on estetty.

Asiakasyrityksen taloushallinnon tiedot käsitellään edellä mainittujen taloushallinto-ohjelmistojen järjestelmissä. Niiden käsittelyyn liittyvät suojaustoimet on kuvattu kunkin järjestelmätoimittajan omassa tietosuojaselosteessa:

• Finago Procountor
• Fennoa
• Kitsas
• Piilo.ai
• Easor

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen artiklojen 15–22 mukaisesti oikeus:

1. tarkastaa henkilötiedot
2. tietojen oikaisemiseen
3. tietojen poistamiseen
4. käsittelyn rajoittamiseen
5. siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
6. vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
7. tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Joidenkin rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista rajoittaa jokin toinen pakottava lainsäädäntö, jonka perusteella Novaconta Ky:llä on oikeus ja velvollisuus kieltäytyä perustellusti tietojen oikaisemisesta, poistamisesta, käsittelyn rajoittamisesta tai siirtämisestä järjestelmästä toiseen. Käsittelyä voidaan jatkaa, mikäli se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyn tulee osoittaa kirjallinen, oikeuksiinsa perustuva pyyntö sähköpostitse osoitteeseen tilitoimisto@novaconta.fi.

Tietosuojaloukkauksista ilmoittamisen käytännöt

Ilmoitus rekisteröidylle tehdään rekisterinpitäjän toimesta, jos tietosuojaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti korkea riski tämän oikeuksille ja vapauksille. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Rekisterinpitäjän velvollisuus on ilmoittaa tietosuojaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa ilmitulosta, mikäli tietosuojaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa korkeaa riskiä. Ilmoitus tehdään kulloinkin voimassa olevan tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaisesti.