Procountor yrityksen taloushallinnon järjestelmänä

Procountor on taloushallinnon järjestelmä yrityksille joissa kirjanpito liittyy päivittäisiin toimintaprosesseihin. Procountorin käyttö korostuu erityisesti silloin kun yrityksessä on useita henkilöitä käsittelemässä laskuja, hyväksymässä ostoja tai seuraamassa raportteja. Näissä tilanteissa taloushallinto ei ole pelkkä kuukausittainen raportti vaan myös osa operatiivista johtamista.

Tilanteet joissa Procountor on tarpeellinen

Procountor tulee ajankohtaiseksi yleensä kun yrityksen toiminta muuttuu yksinkertaisesta laskutuksesta organisoiduksi toiminnaksi.

Tyypillisiä tilanteita ovat:

• yritys on palkannut työntekijöitä
• ostolaskuja hyväksyy useampi henkilö
• projekteja tai kustannuspaikkoja seurataan
• palkkoja maksetaan säännöllisesti
• raportointia tarvitaan johdolle

Järjestelmä toimii tällöin taloushallinnon työkaluna koko organisaatiolle, ei vain tilitoimistolle.

Työnjako yrityksen ja tilitoimiston välillä

Yritys käyttää järjestelmää päivittäisiin tehtäviin:

• ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä
• myyntilaskutus
• maksatus
• projektien ja kustannuspaikkojen seuranta

Tilitoimisto vastaa:

• kirjanpidon muodostumisesta
• palkanlaskennasta
• ilmoituksista viranomaisille
• raporttien tulkinnasta

Koska molemmat käyttävät samaa järjestelmää, erillistä aineiston toimittamista ei käytännössä tarvita.

Tämä vastuunjako noudattaa normaalia kirjanpitopalvelun sisältöä, vaikka työ tehdään yhteisessä järjestelmässä.

Hyväksymiskierrot ja vastuut

Procountorissa voidaan määrittää kuka saa:

• tarkastaa laskun
• hyväksyä laskun
• maksaa laskun

Tämä on olennaista yrityksissä joissa päätöksenteko on jaettu usealle henkilölle. Taloushallinto tukee organisaation rakennetta eikä ohita sitä.

Palkanlaskenta ja raportointi

Kun palkkoja maksetaan säännöllisesti, kirjanpidon ja palkanlaskennan yhteys korostuu. Procountorissa palkkatiedot siirtyvät suoraan kirjanpitoon ja raportointi muodostuu ilman erillisiä vaiheita.

Raportteja voidaan tarkastella:

• yritystasolla
• kustannuspaikoittain
• projektikohtaisesti

Tämä mahdollistaa kannattavuuden seurannan ilman erillistä järjestelmää raportointia varten

Kuitit ja matkalaskut

Kulutositteet voidaan toimittaa mobiilisovelluksella suoraan kirjanpitoon. Kuitti liitetään tapahtumaan heti eikä erillistä tositteiden keräämistä tarvita.

Tämä vähentää puutteita aineistossa ja nopeuttaa kirjanpidon valmistumista

Sopiiko Procountor teidän yritykselle?

Procountor sopii parhaiten yritykselle jossa:

• useampi henkilö osallistuu taloushallintoon
• yrityksestä maksetaan palkkoja
• ostolaskuja kierrätetään
• taloutta seurataan rakenteellisesti
• raportointia käytetään päätöksenteossa

Jos yritys toimii yksinyrittäjänä eikä halua käyttää järjestelmää aktiivisesti, kevyempi malli kuten Procountor Solo saattaa sopia paremmin.

Jos taas tavoitteena on jatkuva reaaliaikainen yhteistyömalli ilman organisaatiorakenteita, voi Fennoa olla luontevampi vaihtoehto.

Procountor ei muuta kirjanpidon sisältöä vaan sitä miten kirjanpitopalvelu on organisoitu yrityksen ja tilitoimiston välillä.