Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Novaconta Ky

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Kerättävien tietojen luonne ei edellytä tietosuojavastaavan nimeämistä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tilitoimisto tuottaa asiakkailleen taloushallinnon palveluja, ja näiden palvelujen toteuttaminen edellyttää erilaisten asiakasrekistereiden ylläpitoa. Lisäksi käsitellään yhteydenottolomakkeen kautta saatuja tietoja asiakasviestinnän hoitamiseksi.

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti seuraavilla perusteilla:

sopimuksen täytäntöönpano (asiakasyritysten taloushallintopalvelut)
lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (kirjanpito, verotus, rahanpesulaki)
rekisteröidyn suostumus (yhteydenottolomakkeen kautta toimitetut tiedot)

Rekisterin tietosisältö

Käsiteltäviin tietoihin voi kuulua:

asiakasyritysten omistajien, päätöksentekijöiden ja yhteyshenkilöiden perustietoja
rahanpesulain edellyttämiä tosiasiallisia edunsaajia koskevia tietoja
asiakasyritysten työntekijöiden palkka- ja verotietoja
kirjanpidon tositteisiin sisältyviä henkilötietoja
laskutusrekisterin tietoja laskunsaajista
veroilmoituksiin sisältyviä henkilötietoja
yhteydenottolomakkeen kautta annetut tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viesti

Tietojen lähteet

Tiedot saadaan pääasiassa suoraan asiakkaalta tai tämän edustajilta. Yhteydenottolomakkeen tiedot saadaan rekisteröidyn itsensä toimittamina.

Tietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan vain seuraaville tahoille:

asiakasyrityksen edustajille
kullekin rekisteröidylle henkilölle
eläkevakuutusyhtiöille
Verohallinnolle ja muille viranomaisille
asiakkaan tilintarkastajille

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille muihin tarkoituksiin.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja säilytetään pääosin EU- tai ETA-alueella. Google Drive ja Dropbox voivat kuitenkin sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa tietojen siirto perustuu EU:n komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen palveluiden tuottamiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai asiakassuhteen hoitamiseksi. Yhteydenottolomakkeen tiedot poistetaan, kun yhteydenotto on käsitelty.

Rekisterin suojaus

Tietoja käsitellään suojatuissa järjestelmissä. Pääsy tietoihin edellyttää henkilökohtaisia tunnuksia ja salasanoja, ja tietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on siihen työtehtäviensä perusteella oikeus. Yhteydet ovat SSL-suojattuja.

Evästeet

Sivustolla käytetään ainoastaan sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä.

Automaattinen päätöksenteko

Tietoihin ei kohdisteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa
oikeus pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
oikeus vastustaa käsittelyä
oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
oikeus peruuttaa suostumus
oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröity voi lisäksi kieltää henkilötietojensa käytön suoramarkkinointiin.

Lisätietoja

Tilitoimisto Novaconta
tilitoimisto@novaconta.fi