Priorisointitaito: mitä maksan ensin, kun kassa on tiukalla?

Jokainen yrittäjä toivoo, ettei joutuisi tilanteeseen, jossa kaikkia laskuja ei voi maksaa ajallaan. Silti tällainen hetki voi tulla vastaan missä tahansa yrityksessä.

Se ei automaattisesti tarkoita epäonnistumista. Se tarkoittaa, että nyt pitää priorisoida.

Kun rahaa on niukasti, tärkeintä ei ole yrittää hoitaa kaikkea yhtä aikaa, vaan tehdä maksujärjestys harkitusti.

1. Lakisääteiset maksut ensin

Ensimmäisenä huomio kannattaa suunnata maksuihin, joiden laiminlyönti aiheuttaa nopeasti seuraamuksia.

Näitä ovat esimerkiksi:

• ALV-maksut
• ennakkoverot
• työnantajamaksut
• pakolliset vakuutukset

Näissä tilanteissa viivästyminen voi johtaa korkoihin, perintään tai muihin lisäongelmiin. Jos maksuja ei pysty hoitamaan normaalisti, asia kannattaa selvittää heti kirjanpitäjän tai viranomaisen kanssa.

2. Palkat ovat seuraavaksi kriittisiä

Jos yrityksellä on työntekijöitä, palkat on hoidettava ajallaan. Se ei ole vain hallinnollinen velvollisuus, vaan myös luottamuskysymys.

Yrittäjän oma palkka jää joskus käytännössä viimeiseksi. Se on raskas tilanne, mutta jos näin käy toistuvasti, liiketoiminnan rakennetta ja kassanhallintaa pitää tarkastella tarkemmin.

3. Kriittiset toimittajat turvaavat arjen pyörimisen

Seuraavaksi kannattaa varmistaa maksut, joita ilman liiketoiminta pysähtyy.

Näitä voivat olla esimerkiksi:

• vuokra
• sähkö, netti tai muut välttämättömät peruspalvelut
• tärkeimmät alihankkijat
• tuotannon tai palvelun kannalta olennaiset toimittajat

Jos nämä jäävät hoitamatta, vaikutus näkyy nopeasti suoraan liiketoiminnassa.

4. Muiden kulujen kanssa voi usein neuvotella

Kaikki kulut eivät ole yhtä kiireellisiä. Joidenkin laskujen kanssa voidaan keskustella maksuaikataulusta tai pohtia, onko palvelu juuri nyt välttämätön.

Tähän ryhmään voi kuulua esimerkiksi:

• markkinointipalveluita
• ohjelmistolisenssejä
• ei-kriittisiä tilauksia

Oleellista on ottaa yhteyttä ennen eräpäivää, ei vasta sen jälkeen. Usein avoin yhteydenotto antaa enemmän liikkumavaraa kuin hiljaisuus.

Käytännön tapa toimia

Jos kassa on kiristymässä, yksinkertainen toimintamalli auttaa:

1. Listaa kaikki lähiajan laskut.
2. Merkitse, mitkä ovat lakisääteisiä tai liiketoiminnan kannalta kriittisiä.
3. Laske paljonko rahaa on nyt ja paljonko sitä on varmasti tulossa.
4. Ota ajoissa yhteyttä niihin tahoihin, joiden laskuja et pysty hoitamaan normaalisti.

Tärkeää on erottaa varma tieto arvailusta. Tuleviksi tuloiksi kannattaa laskea vain sellainen raha, jonka saapumisesta on oikeasti realistinen varmuus.

Mitä ei kannata tehdä

Paniikissa on helppo tehdä vääriä valintoja. Yleisiä virheitä ovat:

• laskujen jättäminen kokonaan ilman yhteydenottoa
• lupausten antaminen ilman realistista maksusuunnitelmaa
• pienten laskujen maksaminen ensin vain siksi, että niistä tuntuu pääsevän nopeammin eroon

Rauhallinen priorisointi on yleensä parempi ratkaisu kuin nopea reagointi ilman kokonaiskuvaa.

Yhteenveto

Kun kassa on tiukalla, tärkeintä on säilyttää näkyvyys tilanteeseen ja tehdä valinnat loogisessa järjestyksessä. Ensin lakisääteiset maksut, sitten palkat, sen jälkeen kriittiset toimittajat ja vasta lopuksi joustavammat menot.

Jos vastaavia tilanteita alkaa tulla toistuvasti, kyse ei ole enää vain yksittäisestä maksuvalinnasta vaan siitä, että yrityksen kassavirtaa pitää seurata aiempaa tarkemmin. Novaconta auttaa myös tällaisissa arjen taloushallinnon kysymyksissä.