Näin raha liikkuu – mistä "katoava raha" oikeasti tulee?

Moni yrittäjä katsoo kuun lopussa tiliä ja miettii samaa asiaa: miten rahat taas katosivat, vaikka mitään erityisen suurta menoa ei edes ollut.

Todellisuudessa raha harvoin katoaa. Se liikkuu. Ongelmana on yleensä se, että liike tapahtuu monesta suunnasta yhtä aikaa, eri rytmissä ja osittain huomaamatta.

Isot menot huomataan, pienet jäävät piiloon

Suuret kulut, kuten vuokra, palkat tai iso toimittajalasku, on helppo huomata. Niihin osataan yleensä ainakin yrittää varautua.

Vaikeampia ovat pienet ja toistuvat kulut, jotka lähtevät tililtä lähes automaattisesti:

• kirjanpito- ja laskutusohjelmat
• verkkosivujen ylläpito ja domainit
• pilvipalvelut
• puhelin- ja nettiliittymät
• vakuutukset
• erilaiset lisenssit, jäsenyydet ja palvelutilaukset

Yksittäin summat eivät välttämättä tunnu suurilta. Yhteensä ne voivat kuitenkin muodostaa satojen eurojen kuukausittaisen menovirran.

Näkymättömät kulut ovat vielä hankalampia

Osa menoista ei tunnu kuluilta lainkaan ennen kuin ne osuvat kohdalle. Tyypillinen esimerkki on ajoitus.

Lasku on voitu lähettää asiakkaalle jo aikaa sitten ja kirjanpito näyttää hyvää tulosta, mutta raha ei ole vielä tilillä. Samaan aikaan omat kulut erääntyvät normaalisti. Tästä syntyy kassavirtakuilu.

Samanlaisia yllätyksiä aiheuttavat usein myös:

• ALV, joka näkyy tilillä ennen kuin se pitää tilittää eteenpäin
• ennakkoverot, joita ei ole ennakoitu ajoissa
• kerran vuodessa tulevat laskut
• hiljaiset kuukaudet, joihin ei ole varauduttu etukäteen

Kirjanpito ei yksin ratkaise tätä ongelmaa

Kirjanpito kertoo, mitä yrityksessä on jo tapahtunut. Se on välttämätön perusta, mutta se ei aina yksin vastaa siihen kysymykseen, paljonko rahaa todella jää käyttöön seuraavina viikkoina.

Siksi yrittäjän on hyödyllistä seurata taloutta myös kassavirran näkökulmasta:

• mitä rahaa on tulossa sisään
• milloin se oikeasti tulee
• mitä menoja on tulossa ulos
• mitä eristä voi joustaa ja mitä ei

Kun nämä näkyvät samassa kokonaisuudessa, arjen päätöksenteko helpottuu nopeasti.

Miten päästä paremmin kärryille

Ensimmäinen askel on yksinkertainen: kokoa kaikki toistuvat menot, tulevat laskut ja varmasti tiedossa olevat tulot näkyviin samaan paikkaan.

Jo pelkkä näkyvyyden lisääminen auttaa huomaamaan:

• mihin rahaa menee eniten
• mitä palveluja ei ehkä enää tarvita
• milloin kassa kiristyy
• milloin rahaa jää enemmän liikkumavaraa varten

Usein helpotus syntyy siitä, että epäselvä tunne muuttuu konkreettiseksi tiedoksi.

Yhteenveto

Katoava raha ei yleensä johdu yhdestä dramaattisesta virheestä. Useammin syy löytyy pienistä toistuvista menoista, aikaviiveistä ja siitä, ettei kokonaisuutta nähdä ajoissa.

Kun yrityksen rahavirtoja seurataan riittävän käytännöllisesti, yllätykset eivät välttämättä katoa kokonaan, mutta ne lakkaavat tulemasta täytenä yllätyksenä. Jos haluat tukea yrityksesi taloudenhallintaan, voit tutustua myös Novacontan kirjanpitopalveluihin.