Kirjanpidon tositteet: mitä yrittäjän pitää säilyttää?

Tosite on asiakirja, joka osoittaa mitä yrityksessä on tapahtunut rahallisesti. Jokainen kirjanpidon merkintä pitää voida perustella tositteella, joten tositteet ovat koko kirjanpidon perusta.

Monelle yrittäjälle käytännön kysymys on yksinkertainen: mitä kaikkea pitää säilyttää ja missä muodossa? Selkeä prosessi säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Mitä pidetään tositteena

Tosite voi olla paperinen tai sähköinen dokumentti. Tavallisia tositteita ovat esimerkiksi:

• osto- ja myyntilaskut
• kassakuitit
• pankin tiliotteet
• sopimukset ja maksutositteet
• matka- ja kilometrikorvauksiin liittyvät selvitykset
• palkka-aineistot ja viranomaisilmoitukset

Olennaista on, että tositteesta käy ilmi mitä on ostettu tai myyty, milloin tapahtuma on tehty, kuka on ollut osapuolena ja mikä rahamäärä siihen liittyy.

Miksi tositteet ovat niin tärkeitä

Tositteet tekevät kirjanpidosta todennettavaa. Niiden avulla voidaan osoittaa, että kirjaukset perustuvat todellisiin liiketapahtumiin eikä arvioihin tai muistinvaraisiin merkintöihin.

Hyvin hallitut tositteet helpottavat:

• kuukausikirjanpidon tekemistä
• arvonlisäveron käsittelyä
• tilinpäätöksen laatimista
• mahdollisia tarkastuksia tai selvityspyyntöjä

Kun tositteet puuttuvat tai ne toimitetaan myöhässä, kirjanpito viivästyy helposti. Tämä näkyy nopeasti myös raportoinnin laadussa.

Saako kuitin kuvata puhelimella

Usein saa, kun aineisto tallennetaan niin, että tieto säilyy luettavana ja helposti löydettävänä. Sähköinen taloushallinto onkin tehnyt tositteiden keräämisestä huomattavasti helpompaa.

Tärkeää on varmistaa, että:

• kuva tai tiedosto on riittävän selkeä
• tosite tallentuu turvallisesti
• aineisto löytyy myöhemmin ilman manuaalista etsimistä

Jos yrityksellä on käytössä sähköinen ohjelmisto, kannattaa kaikki ostokuitit ja laskut ohjata samaan järjestelmään.

Mitä yrittäjän kannattaa tehdä käytännössä

Paras tapa välttää tositekaaos on luoda yksinkertainen rutiini. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• ostokuitit kuvataan tai tallennetaan heti
• myyntilaskut lähtevät yhdestä järjestelmästä
• pankkitili pidetään erillään yksityistaloudesta
• aineisto toimitetaan kirjanpitäjälle säännöllisesti

Kun perusprosessi toimii, kirjanpitoon ei synny pitkiä katkoksia eikä tilikauden lopussa tarvitse etsiä puuttuvia kuitteja.

Mitä jos tosite puuttuu

Puuttuva tosite kannattaa selvittää heti. Jos alkuperäistä kuittia ei enää löydy, joissain tilanteissa tapahtumasta voidaan laatia muu selvitys, mutta tämä ei ole ensisijainen ratkaisu.

Mitä useammin tositteita puuttuu, sitä heikommaksi kirjanpidon luotettavuus muuttuu. Siksi ongelma on parempi ratkaista prosessilla kuin jälkikäteen paikkaamalla.

Yhteys kirjanpidon kokonaisuuteen

Tositehallinta ei ole irrallinen vaihe, vaan suora osa koko kirjanpidon laatua. Kun aineisto on kunnossa, myös kuukausikirjanpito, ALV-käsittely ja tilinpäätös etenevät sujuvammin.

Jos kirjanpidon peruslogiikka kaipaa selkeytystä, lue myös opas mitä kirjanpito on. Jos taas mietit ulkoistamista, seuraava askel voi olla artikkeli milloin yritys tarvitsee tilitoimiston.