Kahdenkertainen kirjanpito selitettynä käytännössä

Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että jokainen liiketapahtuma kirjataan vähintään kahdelle tilille. Yhdelle tilille merkintä tulee debit-puolelle ja toiselle kredit-puolelle.

Periaate voi kuulostaa tekniseltä, mutta sen tarkoitus on hyvin käytännöllinen: varmistaa, että yrityksen raha- ja taloustiedot pysyvät tasapainossa ja että jokaisesta tapahtumasta jää looginen jälki.

Miksi kirjaus tehdään kahdelle tilille

Yrityksen liiketapahtuma vaikuttaa lähes aina vähintään kahteen asiaan yhtä aikaa. Jos yritys esimerkiksi maksaa ohjelmistolaskun pankkitililtä:

• pankkitilin saldo pienenee
• kulutilille syntyy meno

Kahdenkertainen kirjanpito kuvaa nämä vaikutukset samalla kirjauksella. Tämän vuoksi järjestelmä auttaa havaitsemaan virheitä ja pitämään kokonaisuuden hallinnassa.

Missä yrityksissä kahdenkertainen kirjanpito on käytössä

Käytännössä valtaosa yrityksistä käyttää kahdenkertaista kirjanpitoa. Se on tavallinen ratkaisu erityisesti osakeyhtiöille ja muille yrityksille, joiden taloushallinnossa tarvitaan tarkkaa seurantaa.

Monelle yrittäjälle tärkeintä ei ole oppia tekemään kirjauksia käsin, vaan ymmärtää mitä kirjanpidon raporteissa näkyy ja miksi.

Yksinkertainen esimerkki

Yritys lähettää asiakkaalle 1 000 euron myyntilaskun. Tapahtuma vaikuttaa esimerkiksi näin:

• myyntitilille kirjataan tulo
• myyntisaamisiin kirjataan saatava asiakkaalta

Kun asiakas maksaa laskun:

• pankkitilin saldo kasvaa
• myyntisaaminen poistuu

Näin sama tapahtumaketju näkyy eri vaiheissa oikein. Tämän ansiosta raportit kertovat sekä myynnistä että avoimista saatavista.

Mitä hyötyä yrittäjälle on periaatteen ymmärtämisestä

Vaikka kirjanpidon tekee tilitoimisto, yrittäjän kannattaa ymmärtää kahdenkertaisen kirjanpidon perusajatus. Se auttaa tulkitsemaan:

• tuloslaskelmaa
• tasetta
• myyntisaamisia ja ostovelkoja
• tilikauden tulosta

Kun yrittäjä ymmärtää, miksi luvut näkyvät raporteilla tietyllä tavalla, keskustelu kirjanpitäjän kanssa on selkeämpää ja päätöksiä voi tehdä varmemmalla pohjalla.

Miten kahdenkertainen kirjanpito liittyy arkeen

Periaate näkyy käytännössä siinä, että aineiston pitää olla oikein lajiteltua ja ajoissa toimitettua. Jos ostolaskut, kuitit tai pankkitapahtumat puuttuvat, myös kirjaukset jäävät vajaiksi.

Siksi kannattaa huolehtia erityisesti:

• tositteiden säännöllisestä toimittamisesta
• yrityksen pankkitilin selkeästä käytöstä
• siitä, että yksityiset ja yrityksen kulut eivät sekoitu

Jos tositteiden hallinta kaipaa selkeytystä, lue myös opas kirjanpidon tositteista.

Yhteenveto

Kahdenkertainen kirjanpito ei ole vain kirjanpidon tekninen sääntö, vaan tapa kuvata yrityksen taloudelliset tapahtumat oikein ja johdonmukaisesti. Sen avulla yrityksen tulos, varat ja velat saadaan näkyviin luotettavasti.

Jos kaipaat käytännönläheistä kumppania kirjanpidon hoitamiseen, tutustu myös Novacontan kirjanpitopalveluihin. Kirjanpidon perusasioiden ymmärtäminen helpottaa yhteistyötä ja antaa paremman pohjan oman yrityksen johtamiseen.